Papierakte ade: Der komplette Migrationsleitfaden für die digitale Personalakte

Das Wichtigste auf einen Blick

• Unternehmen sollten die Migration zur digitalen Personalakte spätestens 2026 starten, um die elektronische Bereitstellung relevanter Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen ab 2027 sicherzustellen.
• Eine strukturierte Migration erfolgt in sieben Phasen: Bestandsaufnahme, Aktenbereinigung, Strukturplanung, Digitalisierung, Migration, Archivierung und Vernichtung der Papierakten.
• Vor der Digitalisierung sollten veraltete oder nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente datenschutzkonform gelöscht werden.
• Eine klare Aktenstruktur mit definierten Metadaten erleichtert die spätere Suche, verbessert die Datenqualität und unterstützt die Compliance.
• Für die Digitalisierung sind hochwertige, OCR-fähige Scans erforderlich, damit Dokumente durchsuchbar und maschinell auswertbar bleiben.
• Datenvalidierung ist ein entscheidender Schritt der Migration, um Vollständigkeit, Konsistenz und korrekte Datenformate sicherzustellen.
• Eine revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung schützt Unternehmen vor Compliance-Risiken und vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
  

  Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was muss ich jetzt tun?

  Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben hat die Digitalisierung von Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen Vorrang, um ihre rechtzeitige elektronische Bereitstellung zu gewährleisten und Bußzahlungen zu vermeiden. Hierzu sollten sich HR-Mitarbeiter zunächst einen Überblick über Stand und Ablageort der vorhandenen Dokumente verschaffen – dasselbe gilt entsprechend für alle anderen Daten der Personalakte. Dazu ist es sinnvoll, ein Team für die Digitalisierung zusammenzustellen, das eindeutige Aufgaben und Befugnisse erhält. Das genaue Vorgehen erklärt dieser Leitfaden im Folgenden.

  Phase 1: Bestandsaufnahme

  Zunächst sollte zusammengetragen werden, welche Akten vorhanden sind, wie umfangreich diese sind und in welchem Zustand. Dazu zählt auch der etwaige Digitalisierungsgrad. Wenn sich Dubletten oder veraltete Unterlagen darunter befinden, sind diese datenschutzkonform zu entsorgen. Es gilt, für eine erste Übersichtlichkeit zu sorgen und die Daten auf den aktuellen Stand zu bringen. Dazu gehört, fehlende Unterlagen und Akten zu identifizieren.

  In dieser ersten Phase lässt sich eine geordnete Struktur schaffen, auf der die Digitalisierung in den nächsten Schritten aufbaut. Von vornherein sollten nur diejenigen Daten migriert werden, die rechtlich in die digitale Personalakte gehören – Informationen zu Krankheitsdiagnosen sowie politische oder religiöse Inhalte fallen beispielsweise nicht darunter. Zudem gibt es auch Dokumente, die nach wie vor als Original in schriftlicher Form vorliegen müssen, wie beispielsweise Kündigungsschreiben.

  Empfehlenswert ist demnach eine übersichtliche Auflistung von:

  • Dokumentenarten
  • Kategorisierung des Digitalisierungsgrades: Papier, teilweise digital, vollständig digital
  • Zu bewahrende und zu entsorgende Dokumente

  Spätestens an diesem Punkt sollte außerdem die Entscheidung fallen, ob alle Akten auf einmal digitalisiert werden oder man zunächst mit den neuesten beginnt. Ein Go-Live mit allen digitalisierten Akten hat den Vorteil, dass es einen sauberen Übergang gibt, bedeutet allerdings auch die intensivste Höchstbelastung.

  Phase 2: Aktenbereinigung

  Neben denjenigen Unterlagen, die ohnehin nicht in eine Personalakte gehören, gibt es unter Umständen auch Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Diese können vor der Migration entsorgt werden, sodass eine bereinigte digitale Akte entsteht. Nach der Bestandsaufnahme sollte man die Unterlagen daher daraufhin prüfen, ob die Löschfristen eingehalten wurden. Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die Personalakte existiert nicht, vielmehr richten sich die jeweiligen Fristen nach dem Dokumententyp.

  Aufbewahrungsfristen-Tabelle:

  Dokumententyp	Aufbewahrungsfrist
  Lohn- und Gehaltsabrechnung	8 Jahre (seit 01. 01. 2025; bis dahin: 10 Jahre)
  Arbeitszeiterfassung	2 Jahre
  Arbeitsverträge	3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
  Sozialversicherungsnachweise	Mindestens 5 Jahre
  Lohnkonten	6 Jahre
  Unterlagen zu Renten- und Pensionsansprüchen	Bis zu 30 Jahre, besser unbegrenzt
  Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten	6 Monate
  Buchungsrelevante Belege	8 Jahre
  Unterlagen zu arbeitsrechtlichen Gerichtsverfahren	30 Jahre
  Abmahnungen	Keine endgültige Regelung
  Urlaubsunterlagen	3 Jahre
  Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung	5 Jahre
  Kündigungsschreiben	3 Jahre bzw. so lange, wie Ansprüche geltend gemacht werden können

  Im Zweifel empfiehlt es sich, alle Dokumente, die im Zusammenhang etwaiger Ansprüche stehen könnten, länger als die gesetzlich vorgeschriebene Frist aufzubewahren. Die Löschfristen der jeweiligen Dokumente können in der digitalen Personalakte hinterlegt oder vom System automatisch erfasst werden, sodass eine DSGVO-konforme Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

  Quelle: Sage Software